Согласно статистике использование традиционной аналоговой телефонии снижается год от года. Все большее число компаний переходит на более совершенное средство телекоммуникации – виртуальную АТС. Подключение виртуальной АТС занимает минимальное количество времени, а использование не влечет заметных финансовых затрат.
Для внедрения сервиса в бизнес-процессы необходим ПК с доступом к интернету, колонки и гарнитура с микрофоном. IT-разработчики предлагают большое количество разнообразного софта с интуитивно понятным интерфейсом, что позволяет подключить сервис без посторонней помощи.
Настройка виртуальной АТС
Выберите понравившегося вам провайдера АТС и загрузите для начала пробную версию программы с его официального сайта. В программе вам нужно указать:
- ваше имя;
- абонентский номер, куда должны будут поступать сообщения о пропущенных вызовах, а также осуществляться переадресация вызовов и т. д.;
- ваш адрес электронной почты (для получения уведомлений, голосовой почты, сообщений, а также для восстановления пароля в случае его утраты).
- После обработки предоставленных данных на ваш эл. адрес поступит письмо со ссылкой на вашу виртуальную АТС, логин и пароль. После перехода по ссылке и ввода полученных данных вам будут предоставлены права администратора. На этом этапе вы будете добавлены в список сотрудников, будет создан отдел продаж и предложены предварительные настройки подключения абонента.
- Затем можно добавить сотрудников. Чтобы это сделать, необходимо:
- указать логин и создать пароль;
- ввести должность пользователя;
- определить ограничения прав;
- выбрать внутренний короткий номер.
После заполнения этих данных на эл. адрес сотрудника будет прислано приглашение в виртуальную АТС. На данном этапе важно ограничить права пользования, чтобы не дублировались какие-либо бизнес-процессы.
- Далее следует создать функциональные отделы для автоматического распределения входящих звонков. В соответствующем разделе необходимо выполнить такие действия:
- ввести наименование и внутренний номер подразделения;
- переместить в него созданный перечень сотрудников;
- определить тип распределения входящих вызовов;
- настроить автоответчик или переадресацию, если никто из сотрудников отдела не может принять входящий звонок.
- Настроить входящие вызовы, установив время работы компании, указать часы, когда на связи есть операторы (например, рабочее время – отдел продаж, нерабочее – автоответчик либо дежурный оператор). На данном этапе можно также создать голосовое меню.
- Установка софтфона. После установки программы необходимо ввести логин и пароль, которые были выбраны для авторизации в виртуальной АТС. В программе вы будете видеть всех сотрудников, кто подключился к сервису.
Теперь интеграция виртуальной АТС в работу вашей компании может считаться завершенной.
Разработчик также может предложить большой пакет дополнительных функций (например, АОН вашей фирмы, автоответчик, запись разговоров, кнопку обратного вызова и т. д.). Дополнительно можно подключить рассылку СМС на сотовые номера клиентов, на адрес электронной почты и т. д. Служба поддержки расскажет вам подробно, как настроить виртуальную АТС, если вы не разобрались в инструкции.
Всего пара минут – и виртуальная АТС работает для успеха вашего бизнеса!
