Виртуальный офис проекта – это сложная инфраструктура, обеспечивающая быструю и действенную реализацию одного проекта либо пакета проектов на базе компьютерных и коммуникационных технологий и отлаженных стандартов ведения бизнеса и развития коммуникаций.
Главная задача офиса проекта – настройка оптимальной коммуникации членов команды, работающих над его реализацией, что гарантируется главным образом наличием современных и высокотехнологичных средств связи, компьютерного обеспечения и различного ПО.
Иными словами, офис проекта – наиболее оптимально настроенная среда, в которой все члены команды могут вести проект, собирать совещания и проводить переговоры, а также хранить всю проектную документацию.
Организация виртуального офиса проекта
Структура офиса проекта:
Головной офис. Здесь находится менеджер проекта, компьютерное и техническое оснащение, коммуникации. Также тут проводятся важные переговоры и совещания, хранится основная документация, касающаяся проекта.
Виртуальный офис без привязки к какому-либо месту (географическим координатам). Он представляет собой программно-телекоммуникационную среду, поддерживающую работу команды по единым стандартам.
Таким образом, экономится до 40% финансовых затрат на проекты и сокращается общее время на их реализацию.
Если работа ведется над несколькими проектами, используется многоуровневая система:
- 1-й уровень. Ведется рассмотрение определенных проектов, а также принципов их мониторинга. На начальном уровне может использоваться одна либо несколько команд, осуществляющих планирование при учете ограниченных ресурсов, дается оценка экономических и временных затрат. На этом же этапе проводится анализ состояния реализации проекта в реальном времени, ведется отчетность.
- 2-й уровень. Здесь идет рассмотрение формирования портфеля проектов, определяется их связь между собой и проводится рациональное наполнение. Используются инструменты тендеров, стратегического менеджмента.
- 3-й уровень. Решение вопросов корпоративной политики направления развития проектной организации.
Главные требования к организации офиса проекта - это наличие реального офиса с привязкой к географическим координатам (помещения, откуда ведется менеджмент), единые корпоративные стандарты подготовки и реализации проектов, внедрение информационных технологий, база данных и шаблоны типовых решений, компьютерная сеть и подключение к сети Интернет, а также создание виртуального офиса на базе компьютерных сетей.
Из главных плюсов виртуального офиса можно выделить возможность создания эффективной системы менеджмента проектами при помощи двух групп программных средств:
I группа. Находится на сервере. В нее входят средства формирования баз данных, необходимых для взаимодействия с менеджерами.
II группа. Находится на рабочем месте члена команды и выполняет функции виртуального офиса. Такие программные средства дают возможность менеджеру следить за текущими процессами и этапами реализации проекта вне зависимости от месторасположения членов команды, работающих над проектом. Благодаря внедрению в работу беспроводных средств связи и подключения к Интернету виртуальная часть офиса вполне может быть мобильной.
Основные принципы организации виртуального офиса проекта
Главные принципы грамотной организации:
- строгое ориентирование на оптимальное выполнение бизнес-процесса по временным рамкам и издержкам;
- исключение дублирования операций;
- коммуникация менеджеров, взаимосвязанных в одном бизнес-процессе, и отделение их от остальных членов команды, отвечающих за другие функции;
- подбор ПО, в полной мере способствующего реализации работы виртуального офиса как единого интегрального пространства, регламентирующего взаимодействие сотрудников, связь, обработку и хранение документации, архивирование и уничтожение данных.
Такие системы широко применяются зарубежными компаниями и сегодня активно набирают популярность в кол-центрах России.
Организация виртуального офиса проекта – действенный инструмент менеджмента и работы над проектом. С его помощью можно выполнить все этапы, процессы и операции, необходимые для быстрой и эффективной реализации поставленных целей. Организационная структура - это база, на которой формируется и выполняется деятельность всей команды проекта.
Офис проекта – новые условия для успешного ведения бизнеса, позволяющие создавать максимально гибкие и предельно адаптивные виртуальные инфраструктуры для управления call-центром в целом и, в частности, отдельными проектами.
