Автоответчик – нужная вещь или нет? Вот шесть аргументов в пользу использования автоответчиков, которые не оставят сомнений в их полезности.
- Переадресация 70 % звонков
Компании, предоставляющие товары или услуги, получают ежедневно большое количество звонков, одновременная обработка которых весьма затруднительна. Вам может казаться, что вы отвечаете всем позвонившим, но на самом деле большая часть звонков просто не поступает, так как линия все время занята. Клиенту, который звонит в компанию, важно получить обратную связь. Автоответчик позволяет сообщить каждому позвонившему клиенту необходимую информацию, а также создать позитивный фон благодаря воспроизведению музыки во время ожидания. Если пренебречь опцией автоответчика, можно потерять до трех четвертей потенциальных клиентов.
- Связь с потенциальными партнерами
Любой руководитель стремится решать деловые вопросы как можно более оперативно. Бизнесмены ценят свое время и вряд ли будут раз за разом набирать номер потенциального партнера, стремясь добиться соединения. Отсутствие ответа – своеобразный маркер, который может создать впечатление некомпетентности, неактуальности компании. Автоответчик позволяет решить эту проблему. В любое время ваш номер будет доступен для предложений сотрудничества. Не заставляя других ждать, вы цените и их время, и свое. Запишите краткое приветствие и предложите звонящему оставить вам сообщение, дайте обещание перезвонить в ближайшее время.
- Быстрое обслуживание клиентов
За год человек тратит в среднем 60 часов времени, ожидая соединения по телефону. У руководителей этот показатель выше и равен 17 минутам в день; остальные люди ждут чуть меньше – примерно 15 минут в день. В любом случае время ожидания остается существенным, и для его сокращения необходим автоответчик.
- Удержание внимания звонящих
Подавляющее большинство людей не любит ждать, пока абонент возьмет трубку. Заполнить эту паузу позволяет информационное сообщение или музыкальный фон. Исследования доказывают, что такой подход дает возможность удержать звонящих на линии в ожидании, пока сотрудник вашей компании возьмет трубку. Обычные гудки – это скучно и банально, и сегодня существуют более интересные решения для заполнения паузы.
- Донесение информации
85 % людей хотят во время ожидания соединения услышать информацию о компании. Тишина на линии создает впечатление пустоты, отсутствия собеседника, бессмысленности ожидания. Не зная, сколько прошло времени и сколько еще придется ждать, клиент предпочитает положить трубку. Интересная информация о компании заполнит время ожидания, сделает так, что оно пролетит незаметно и подготовит клиента к дальнейшей беседе – возможно, его заинтересуют ваши новые акционные предложения, скидки.
- Покупки через голосовое меню
Пятая часть всех покупателей совершает сделки, руководствуясь информацией из голосового меню. Не факт, что каждый позвонивший станет клиентом, но 20 % людей готовы к покупке товара или заказу услуги, если они получают информацию о том, что их интересует. Сообщение автоответчика – это еще один канал рекламы, а также важный инструмент построения положительного имиджа компании.
Вот что еще нужно знать про автоответчик:
- меню следует уложить в 5-10 секунд;
- 20 секунд – предельная длительность меню;
- время ожидания клиента не должно длиться дольше 30 секунд;
- максимальное время ожидания – 3 минуты.
Как эффективно использовать автоответчик?
- Составьте короткое и емкое меню.
- Излагайте вначале важную информацию, потом – второстепенную.
- Чем меньше пунктов меню, тем лучше.
- Предусмотрите действие в случае невведения команды клиентом.
- Для разного времени суток запишите разные приветствия.
- Используйте музыкальный фон в файле.
- Информируйте клиентов о новинках, акциях, скидках.
- Сокращайте время ожидания клиентов.
