Развитые страны сегодня все чаще используют гибкие адаптивные структуры для менеджмента и управления различными проектами. Виртуальный офис – одна из таких структур, она базируется на средствах программного обеспечения и телекоммуникации и имеет единую для всех участников проекта информационную базу.
Основные принципы организации виртуального офиса проекта
Виртуальный офис проекта – это сеть агентов, находящихся в различных местах и свободно взаимодействующих друг с другом. Агенты работают над совместным проектом, будучи партнерами, сотрудниками, членами кооперации. Основные принципы организации виртуального офиса проекта:
- использование передовых средств и методов других предприятий;
- организация работы агентов по основным процессам;
- создание независимых рабочих групп, а также условий для их совместной работы над проектом и управление коллективами, удаленными территориально;
- быстрое открытие офиса, простое изменение его структуры в случае необходимости и расформирование по окончании проекта;
- приоритет децентрализованного управления, координирование работы агентов;
- распределение властных полномочий, принятие решений сотрудниками на всех ступенях организационной вертикали;
- обеспечение условий для взаимодействия сотрудников – согласование потоков работы, встречи в сети, возможность обмена идеями между агентами разных уровней иерархии;
- использование программного обеспечения.
Сегодня телекоммуникации дают возможность пренебречь территориальным расположением партнеров и строить сотрудничество в формате виртуального офиса проекта, который существует только на протяжении длительности проекта.
Организация виртуального офиса проекта
Организация виртуального офиса предполагает выполнение следующих пунктов:
- Наличие физического офиса, где будет располагаться управляющее звено.
- Наличие единых для предприятия правил подготовки и развития проекта.
- Управление проектом с помощью информационных технологий.
- Наличие общей базы данных, которой будут пользоваться участники проекта.
- Использование компьютерной сети, подключенной к Интернету.
- Запуск виртуального офиса в работу в режиме реального времени.
Основой офиса в облаке становится компьютерная система, элементы которой объединены сетями телекоммуникаций. Благодаря этому формируется единая среда, пользователи которой работают с общими базами данных, программными средствами, ведут единый учет и контроль, участвуют в видеоконференциях и телекоммуникационных совещаниях. Для организации работы офиса используются две группы программных средств:
- Первая группа расположена на сервере и представляет собой средства ведения баз данных для сотрудничества менеджеров с проектом.
- Вторая группа расположена на рабочем месте клиента и через Интернет поддерживает функционирование виртуального офиса.