Организация виртуального офиса проекта

Организация виртуального офиса проекта

Развитые страны сегодня все чаще используют гибкие адаптивные структуры для менеджмента и управления различными проектами. Виртуальный офис – одна из таких структур, она базируется на средствах программного обеспечения и телекоммуникации и имеет единую для всех участников проекта информационную базу.

Основные принципы организации виртуального офиса проекта

Виртуальный офис проекта – это сеть агентов, находящихся в различных местах и свободно взаимодействующих друг с другом. Агенты работают над совместным проектом, будучи партнерами, сотрудниками, членами кооперации. Основные принципы организации виртуального офиса проекта:

  • использование передовых средств и методов других предприятий;
  • организация работы агентов по основным процессам;
  • создание независимых рабочих групп, а также условий для их совместной работы над проектом и управление коллективами, удаленными территориально;
  • быстрое открытие офиса, простое изменение его структуры в случае необходимости и расформирование по окончании проекта;
  • приоритет децентрализованного управления, координирование работы агентов;
  • распределение властных полномочий, принятие решений сотрудниками на всех ступенях организационной вертикали;
  • обеспечение условий для взаимодействия сотрудников – согласование потоков работы, встречи в сети, возможность обмена идеями между агентами разных уровней иерархии;
  • использование программного обеспечения.

Сегодня телекоммуникации дают возможность пренебречь территориальным расположением партнеров и строить сотрудничество в формате виртуального офиса проекта, который существует только на протяжении длительности проекта.

Организация виртуального офиса проекта

Организация виртуального офиса предполагает выполнение следующих пунктов:

  • Наличие физического офиса, где будет располагаться управляющее звено.
  • Наличие единых для предприятия правил подготовки и развития проекта.
  • Управление проектом с помощью информационных технологий.
  • Наличие общей базы данных, которой будут пользоваться участники проекта.
  • Использование компьютерной сети, подключенной к Интернету.
  • Запуск виртуального офиса в работу в режиме реального времени.

Основой офиса в облаке становится компьютерная система, элементы которой объединены сетями телекоммуникаций. Благодаря этому формируется единая среда, пользователи которой работают с общими базами данных, программными средствами, ведут единый учет и контроль, участвуют в видеоконференциях и телекоммуникационных совещаниях. Для организации работы офиса используются две группы программных средств:

  • Первая группа расположена на сервере и представляет собой средства ведения баз данных для сотрудничества менеджеров с проектом.
  • Вторая группа расположена на рабочем месте клиента и через Интернет поддерживает функционирование виртуального офиса.

Возврат к списку