Виртуальный офис – это пространство для работы сотрудников, расположенное в сети интернет. Он позволяет работникам физически находиться в любой точке мира и при этом эффективно взаимодействовать с коллегами.
Преимущества виртуального офиса:
- Эффективность труда. Сотрудники не тратят время на дорогу на работу и обратно, что избавляет их от дополнительного стресса, дает дополнительное время, улучшает концентрацию на рабочих процессах.
- Комфортные условия. Работая дома, сотрудник находится в комфортных для него условиях и может уделять больше внимания семье, лучше планировать свое свободное время. Это повышает рабочую мотивацию и снижает стресс от постоянной занятости.
- Удовлетворение работой. Сотрудники виртуальных офисов гораздо реже увольняются, что уменьшает текучесть кадров и тем самым снижает затраты бизнеса на набор нового персонала.
- Уменьшение числа больничных листов. Работая из дома, сотрудники реже пользуются общественным транспортом и, соответственно, реже болеют простудными заболеваниями.
- Экономия офисного пространства. Владея реальными офисными помещениями, компания может экономить на их содержании или сдавать их в аренду, получая дополнительную прибыль, если ее сотрудники будут работать в виртуальном офисе.
- Наем сотрудников со всего мира. В виртуальном офисе могут работать люди из разных стран, что существенно расширяет возможность поиска нужного специалиста.
- Экономия средств на начальной стадии развития бизнеса. Стартапы обычно не имеют достаточных средств и вынуждены экономить, а расходы на содержание офисов являются значимыми в их бюджетах. Переход в виртуальный офис решает эту проблему.
- Экономия на рабочих местах. Затраты на оборудование рабочих мест тем больше, чем шире штат сотрудников. Виртуальный офис позволяет без особых затрат нанимать новых специалистов и предоставлять им все необходимое для работы.
- Профессионализм сотрудников. Справляться со своими обязанностями при гибком графике могут только целеустремленные и организованные люди, поэтому сотрудники виртуальных офисов более профессиональны в целом.
Недостатки виртуального офиса:
- Ниже вероятность карьерного роста. При виртуальном сотрудничестве начальству сложнее оценить профессиональные характеристики сотрудников, и продвижение их по карьерной лестнице происходит медленнее, чем в компаниях с традиционными офисами.
- Технические проблемы. При неполадках в сети сложно связаться с руководителем или сотрудником для выяснения срочного вопроса.
- Риски для деловой репутации. Не все клиенты и партнеры воспринимают виртуальные офисы всерьез, считая такие предприятия несолидными.
- Снижение социального взаимодействия. Работая каждый в своем доме, сотрудники не развивают дружеские и социальные связи, и командная работа в виртуальном офисе будет слабее, чем в классическом.
- Риски для конфиденциальности. Вероятность взлома виртуального офиса выше, чем проникновение злоумышленников в офис физический.
- Возможность слабого взаимопонимания. Отсутствие общения "лицом к лицу" может привести к плохому взаимопониманию между коллегами.
Технически виртуальный офис требует только наличие компьютера с подключенным интернетом. Настойка рабочих мест происходит в облаке, там же подключаются приложения, синхронизирующие работу офиса.
Виртуальный офис может быть полезен в следующих случаях:
- для компаний, которые только начинают свою работу;
- для предприятий, открывающих представительство в другом городе;
- для компаний с небольшим штатом сотрудиков, работающих удаленно;
- для предпринимателей, которые большую часть рабочего времени проводят в командировках;
- для предприятий, нуждающихся в зарегистрированном юридическом адресе;
- для компаний, которым нужно срочно открыть офис.